Eisenhower Matrisi - Zamanı Doğru Kullanma

Delicesine hızlı tempolu çağımızda, zaman sadece geçmekle kalmıyor, aynı zamanda süpersonik bir uçak hızında uçuyor gibi görünüyor. Bir yığın eylem ve planla yüklü böyle bir olay ve gün döngüsünde, çoğu zaman planlananın yarısını bile gerçekleştiremiyoruz. Ve her şey için zamanında olmak istiyorum. Eisenhower matrisini kullanarak zamanın nasıl doğru kullanılacağını daha ayrıntılı olarak ele alacağız.

Sahip olduğumuz tek şey zaman. İyi ya da kötü, hayatımızı yaşadığımız doğrudan bize ayrılan zamanı nasıl ve neye harcadığımıza bağlıdır. Ve yolda çok şey yapabilmeyi hayal edenler, kural olarak, zamanlarını nasıl etkili bir şekilde yöneteceklerini öğrenirler. Zaman yönetimi (zaman yönetimi) planlamadan başka bir şey değildir. Zamanın kısa olduğu, çok eksik olduğu ve bu nedenle hiçbir şey yapmak için zamanın olmadığı acı hissi hakkında endişelenmeyi bırakmaya yardımcı olan odur.

Bir zamanlar, aynı zamanda Amerika Birleşik Devletleri Başkanı olan ünlü Amerikan askeri ve siyasi lideri Dwight David Eisenhower, etkin planlama sorununa çözüm arayışını ciddiye aldı. Ve bu soruna bir çözüm bulmayı başardı, hatta kendi çözümünü bile buldu. zaman yönetim sistemi.

Öyle oldu ki, insan beyni yapılandırılmış bilgiyi daha kolay ve daha iyi algılıyor, yani belirli bir sisteme getirilmiş, raflara ayrılmış. Aynı zamanda, bu rafları görselleştirmek, örneğin bir tür diyagram veya diyagram yardımıyla görsel hale getirmek güzel olurdu.Etkili zaman yönetimi teorisinin önde gelen yöntemlerinden biri olan Eisenhower matrisinin altında yatan bu durumların dağılımı ilkesidir.

Matris kullanarak iş planının ve eylemlerin görselleştirilmesi çok basittir. Kağıda bir kare çizin, iki dik çizgiyle dört eşit kenar boşluğuna bölün. Çapraz şeklinde kafesli bir pencere almalısınız. Bu alanlar, işlerinizi her biri önem/önemsizlik ve aciliyet/aciliyetsizlik belirtilerine bağlı olarak 4 gruba ayıracaktır. Çizgilerin kesişiminden oluşan alanlara kadran (matematiksel bir kavram) denir ve şu şekilde gösterilir:

• Çeyrek A (önemli ve acil görevler);
• B çeyreği (önemli ama acil olmayan görevler);
• S kadran (önemli değil ama acil görevler);
• Çeyrek D (önemsiz ve acil olmayan görevler).

Eisenhower Matrisinin hem avantajları hem de dezavantajları vardır. Her ikisini de tanımlayalım ve faydalarıyla başlayalım.

• Karmaşık bir şeyi ifade eden "matrix" ismine rağmen, sistemin anlaşılması ve uygulanması çok kolaydır ve hiç zorlanmadan uygulanır.
• Vakalar, hedefler ve hedefler sadece 4 kategoriye ayrılmıştır, bu onların içinde daha iyi gezinmeye yardımcı olur.
• Aciliyet ve önem kriterlerine göre görev dağılımı, acil olmayan ve önemsiz konuları arka plana atarak önemli ve acil olanları ön plana çıkarmanızı sağlar. Vakaların analizi ve filtrelenmesi bu şekilde gerçekleşir. Hiç zaman harcaması gerekmeyenler elenir.
• Ana avantajı, matrisin zaman harcamalarını mümkün olduğunca verimli hale getirmeyi mümkün kılmasıdır, bu da sırayla her şeyi zamanında tamamlamayı mümkün kılar.

Bu sistemin dezavantajları da vardır.

• Matris, uzun vadeli planlamada etkisizdir. Güncel veya yakın gelecek için hesaplanan işleri yürütmek için uygundur.
• Günlük hedefler olmadığında, böyle bir sistemi uygulamaya gerek yoktur.
• Matrisi etkili bir şekilde kullanmak için hedefleri gruplara hızlı ve doğru bir şekilde dağıtmanız gerekir. Bunu yapmak için hangilerine “önemli” derece verilebileceğini ve hangi hedeflerin çok önemli olmadığını, hangilerinin acilen tamamlanması gerektiğini ve hangilerinin isteğe bağlı olduğunu anlamak gerekir. Böyle bir eğitim zaman alır, yani matris sizin için hemen "çalışmaya" başlamaz, ancak bu bir eksidir.
• Ve bir önceki paragrafın sonucu olarak, davaların belirli bir statüye atanmasının doğruluğu ile ilgili hatalar olabilir.

Matrisin her bir çeyreğini daha ayrıntılı olarak ele alalım.

Bir planlama ustasıysanız, A çeyreği boş olacaktır. İçinde vakalar varsa, bu zayıf organizasyonunuzu gösterir. Acele işler ve tıkanıklık konularında eğitim kabul ediyorsunuz. Bu resmin nedeni, kural olarak tembelliktir.

Ya da yanlış öncelik veriyor olabilirsiniz. Tabii ki, bazen bu tür durumlara izin verilebilir, ancak bu sistematik olarak gözlemlendiğinde, kişisel öz disiplin üzerinde çalışmak yeterlidir. Fad'ın A çeyreğinde "yerleşmesini" önlemek için, kalan alanlara girilen görevlerle zamanında başa çıkmak gerekir.

Ama yine de A çeyreğinde küçük bir yapılacaklar listesi yapılabilir. Olabilir:

• sağlık sorunları;
• başarısızlığı sorunların ortaya çıkmasına neden olabilecek, yaşam kalitesini kötüleştirebilecek, aile ve işte refahı tehdit eden işler;
• başarısızlığı ana hedeflere ulaşma yolunu önemli ölçüde zorlaştıracak veya başarısızlıklarına yol açacak durumlar;
• çeşitli acil ve kriz durumlarından çıkış.

Yine de, bu çeyrekte çok fazla puanınız varsa, onları ortadan kaldırmak için tüm çabalarınızı gösterin. Ve önemli ve acil olanlar listesinden bazı maddelerin yerine getirilmesinin yeniden ele alınabileceğini, güvenilir kişilerden birine devredilebileceğini, tüm işlerin tüm yükünü yalnızca kendinize yüklemeniz gerekmediğini unutmayın.Bu yaklaşım, A çeyreğinin doluluğuyla daha hızlı başa çıkmanıza yardımcı olacaktır.

Gözlemler, sorunları B kadranından çözmeyi tercih eden kişilerin en başarılı olduklarını, kariyer basamaklarını daha hızlı tırmandıklarını, finansal olarak en zengin olduklarını, zaman sıkıntısı çekmediklerini ve uyumlu, tatmin edici bir hayat yaşadıklarını göstermektedir. Acil olmayan görevler, en umut verici ve öncelikli olanlar kategorisine girer ve bir kişi asıl dikkatini onlara verirse, her şey onun için doğru gider.

B grubundaki aciliyet eksikliğinin bazen ana hatlarıyla belirtilen noktaların uygulanmasında gecikmeye yol açtığı ve bunların zaten hızlı bir yanıt gerektireceği A grubuna göç ettikleri akılda tutulmalıdır. Önemli, ancak çok acil olmayan görevleri kademeli ve düzenli olarak çözerseniz, bu süreç sakin ve verimli olacaktır. Bu tür bir işe sorumlu bir şekilde yaklaşmanız gerekir ve aciliyet eksikliği, davanın ilerlemesini tam olarak kontrol etmeyi, tüm ayrıntıları ideale getirmeyi, tüm adımları açıkça düşünmeyi ve böylece sonuçta verimli bir sonuç elde etmeyi mümkün kılar.

Eisenhower Matrisi bize öncelikle doğru bir şekilde öncelik vermeyi öğretir. Bu, planlamadaki en önemli şeyin, sizi büyük hedeflere götüren önemli şeyleri ikincil olanlardan ayırt etme yeteneği olduğu anlamına gelir. C grubuna dahil edilmesi gereken görevler önemli değildir, özünde, vakanın ana hedeflerinden dikkati dağıtırlar, ilerlemeye katkıda bulunmazlar, aksine sadece geliştirme sürecini yavaşlatırlar. Genellikle önemli hedeflere ulaşmaya odaklanmaya müdahale ederler ve böylece geçmiş zamanın etkinliğini azaltırlar.

Önemsiz olan C alanındaki acil meseleleri, A alanındaki son derece önemli olan acil meselelerle karıştırmayın. Bu, kural olarak, gerçekten önemli olanın arka planda kalmasına yol açar. Böyle bir duruma canlı bir örnek, sizin için gerekli olmayan dışarıdan birinin dayattığı toplantılar veya boş uzun sohbetler, partilere ve kutlamalara gitme, sizi ilgilendirmeyen kişilerden gelen davetler, bazıları olabilir. ev işleri, ev aletlerinin bozulması ve benzerleri. Evet, bunun acilen yapılması gerekiyor ama bu işlerin çözümü hayati bir zorunluluk olmadığı gibi, yerine getirilmemesi de sıkıntı yaratmaz.

Bu gruptaki sınıflar hiçbir şey vermezler, aksine zarar verebilirler. Daha sonraya ertelenmeye çalışılmalı ve onları tamamen görmezden gelmek daha iyidir. Ancak düşmanı görerek tanımanız gerekir - D alanında kesinlikle bu tür "zararlıların" bir listesini yapmalısınız, çünkü bunlar zamanımızı "yiyen" faaliyetlerdir. Pek çok insan için sadeliği ve rahatlama ve zevk verme, tatlı mutluluk içinde zaman geçirme vaadi için çok cazip ve çekici olan bu vakalardır.

Bu "vakaların" bu tür özellikleri, ilk etapta onlarla başa çıkmak için büyük bir cazibe yaratıyor ve dedikleri gibi, tüm dünya bekleyecek. Bu tür sözde vakaların girdabından çıkmak, insanı gerçekten sürüklediği için son derece zor olabilir. Ancak bunlarla uğraşma alışkanlığını yok etme girişimleri terk edilemez.

Bu faaliyetler şunları içerir:

• hiçbir şey hakkında konuşmalar, boş, anlamsız konuşmalar (hem telefonda hem de yüz yüze);
• bir önceki paragraftaki konuşmaların aynısı, anlık mesajlaşma programlarındaki yazışmalar, sosyal ağlar, her türlü sohbet;
• anlamsal bir yük taşımayan, ciddi sorunlardan ve çeşitli olumsuz duygulara neden olan olaylardan uzaklaşan film, dizi, TV programı izlemek;
• bilgisayar ve diğer (eğitim amaçlı olmayan) oyunlar.

Beden ve ruh için dinlenme kuşkusuz gereklidir, ancak bunu egzersiz yapmanın başka birçok yararlı yolu vardır:

• kaliteli edebiyat okumak;
• sergilere, tiyatrolara ve müzelere ziyaretler;
• zeka geliştiren oyunlar;
• havuz dersleri, spor salonu, paten pistlerine geziler, şehir dışı doğa gezileri, seyahat vb.

D grubundaki zararlı faaliyetleri hayatınızdan tamamen çıkaramıyorsanız, en azından onları ertelemeye çalışmanız, yalnızca A ve B gruplarındaki şeyler tamamlandığında onlara dikkat etmeniz gerekir, ancak süreyi azaltmaya çalışın. mümkün olduğunca "boş" faaliyetlere harcandı ...

Vakayı uygunsuz bir gruba atfetme olasılığı yüksektir. Bu, önceliklerimizin hiyerarşisini oluşturmadaki temel sorundur. Bununla başa çıkmayı kolaylaştırmak için, iki soruyu "evet" veya "hayır" kullanarak iki soruyu nasıl yanıtlayacağınızı öğrenmeniz gerekir. Örneğin: "Bu vakayı tamamlamak, asıl amacıma yaklaşmama yardımcı olacak mı?" "Evet" cevabı olayın önemi, "hayır" cevabı önemsizlik anlamına gelir.

"Bu sorunu şimdi çözmezsem yarın alaka düzeyini kaybeder mi?" “Evet” cevabı konunun aciliyeti anlamına gelir, “hayır” cevabı aciliyet değildir. Her ders için kategoriyi bu şekilde belirledikten sonra önce A grubundan sonra B grubundan işlemler yapın.

Bir matris oluşturmak için en iyi zaman yeni bir güne başlamaktır. Yakın gelecekte hangi görevlerin sizi beklediğini dikkatlice düşünün ve bunları düzenli bir liste şeklinde yazın. Daha sonra yukarıdaki soruları kullanarak her birini test edin ve cevaplara göre kutulara yerleştirin. Sadece zamanımızı boşa harcayan en küçük ve en önemsiz şeylerden bahsetmeyi unutmayın.

Toplam görev sayısı sizin tarafınızdan belirlenir. Vakaları uygun kategorilere ayırdıktan sonra, bir not defterine yazabilir veya telefon düzenleyicide, azalan aciliyet ve önem sırasına göre olağan, uygun bir liste oluşturabilirsiniz, böylece listedeki birincisi A grubundan, ikincisi B'den, üçüncüsü C'den ve D'den hiç yazmak zorunda değilsiniz. A ve C Gruplarındaki görevlerin aileye, arkadaşlara, iş arkadaşlarına veya astlarına devredilmesi gerektiğini unutmayın. Ancak B grubu - bunlar kendi başınıza yapmanız gereken önemli şeyler.

İhtiyacı olan herkes Eisenhower Matrisini kullanabilir. İyidir, çünkü yaş ve sosyal statü ne olursa olsun herkese eşit derecede faydalı olacaktır: kuruluşların ve işletmelerin başkanları, sıradan işçiler ve çalışanlar, ev kadınları, öğrenciler ve okullarda okuyan çocuklar.

Eisenhower günlük kayıtlarının nasıl görünebileceğine dair bir örneğe bakalım.

Bir grup acil ve önemli konu:

• iş için ihtiyacım olduğu için arabayı tamir için servis istasyonuna götürün;
• üç aylık bir rapor sunmak;
• Sorunu bir banka kartıyla halledin.

Acil olmayan ama önemli konulardan oluşan bir grup:

• yeni bir tema geliştirin ve yeni projenin ana yönlerini ana hatlarıyla belirtin;
• Sigarayı bırakmak;
• ingilizce öğren;
• spor salonu üyeliği satın al.

Bir grup acil, ancak önemli olmayan konular:

• hukuk departmanından San Sanych'in yıldönümüne gidin;
• Baharın ilk gününde sosyal ağlardaki herkesi tebrik ederim.

Acil olmayan ve önemsiz vakalar grubu:

• dolabı temizle;
• asma kattaki şeyleri sökün;
• dizi izle;
• papağanla oyna.

Eisenhower Matrisi, bir arıtma sistemine, gereksiz şeylerden kurtulan bir filtreye benzetilebilir. İlk başta günlük olarak oluşturmanız gerekebilir ancak deneyim birikimi ile hangi işin hangi kategoriye ait olduğunu sezgi düzeyinde hissetmeye başlayacaksınız. Ve böyle bir zaman yönetimi sistemine hakim olur olmaz ve onu etkili bir şekilde kullanmayı ve vakaları kadranlara doğru bir şekilde dağıtmayı öğrenir öğrenmez, hemen bir özgürlük dalgası hissedeceksiniz.Her şeyi zamanında yapmak için zamanınız olmaya başlayacak ve aynı zamanda acele etmeyecek, hayatınız normale dönecek, ulaşılmaz görünen hedeflere birdenbire ulaşılmaya başlayacak. Ve mükemmel kondisyon ve yüksek ruh, enerji ve canlılığın varlığı garanti edilecektir.

Disiplin başarının temelidir. Elbette böyle niteliklere sahip olmayan insanlara dikkat ettiniz, bitmeyen "işler" kasırgasının içindeler, her zaman boş, anlamsız bir şey yapıyorlar, ancak ifadelerine göre imkansız derecede önemli. Ve bu insanların bakışları sürekli yorgun, yıpranmış, kaybolmuş, mutsuz. Her zaman sinirli, telaşlı ve huzursuzdurlar.

Böyle olmak istemiyorsanız ve insanlarda sadece sempati ve acıma uyandırmak istemiyorsanız, tam tersi prensibine göre hareket etmelisiniz. Onlar için her şey oluyorsa ve zıt sonuçlar istiyorsanız, o zaman zıt şekillerde hareket etmeniz gerekir. Yani: disiplini düzene koymak, kendi kendini örgütleme tekniklerine hakim olmak, net planlara, programlara ve rejimlere bağlı kalmak, ne zaman ve ne yapılacağını açıkça anlamak ve en önemlisi, tüm bunların ne için olduğunu, hedefin ne olduğunu. Ve Eisenhower matrisi bu konularda sizin için mükemmel bir yardımcı olacaktır.

Ne de olsa, adını taşıdığı kurucusunun böylesine baş döndürücü bir kariyer inşa edebilmesi ve Amerikan halkının en ünlü ve sevilen başkanlarından biri olmasının yanı sıra çok başarılı bir askeri lider olması boşuna değil. Ve tüm bunlar, bu büyük adamın fakir bir ailede doğmasına rağmen. Bu tür insanlardan güvenle bir örnek alabilir ve icat ettikleri araçları kullanabilirsiniz.