Zaman Yönetimi: Tanımı, Teknikleri ve Öğrenmesi

Zamanınızı doğru bir şekilde yönetmek için bir zaman makinesine sahip olmak kesinlikle gerekli değildir, ancak saniyelere göre kuvvetlerin dağılımına ilişkin kuralları öğrenmeye değer. Özellikle "vakit nakittir" sözünün boş bir söz değil, bir yaşam mottosu olduğunu düşünenler için. Onlardan biriyseniz, en azından temel zaman yönetimi becerilerinde ustalaşmanız çok önemlidir.

Kelimenin tam anlamıyla İngilizce'den tercüme edilen zaman yönetimi "zaman yönetimi" dir. Bu, böyle bir sanatta ustalaştıktan sonra geçmişe veya geleceğe geçebileceğiniz anlamına gelmez. Zaman yönetiminin temel işlevi, hayatınızın her dakikasını verimli kılmaktır. Ve bu sadece işle ilgili değil, hayatımızın birçok unsurunu toplayan bütün bir sistem. Basit bir ifadeyle, zaman yönetimi gün, hafta, ay ve hatta yıl için programımızı belirler.

Bu tanım ve kavramın sadece iş dünyasında kullanıldığını düşünmeyin. Ev kadınları da çoğu zaman tüm ev işlerini tamamlamak için yeterli zamana sahip değildir. Ve çoğu zaman bu, yeterli güce sahip olmadıkları için olmaz, sadece zaman ve çabayı uygun şekilde ayırmazlar.

Her şeyden önce, zaman yönetimi, işyerindeki her bir çalışanın kişisel verimliliğini artırmak ve sonuç olarak, ister ileri teknoloji bir takım tezgahı fabrikası isterse bir güzellik salonu olsun, tüm organizasyonun verimliliğini artırmak için kullanılır. Bu veya o kişi tarafından kullanılacak doğru zaman yönetimi türünü seçmek için, önce sadece kişisel amaçlarını ve hedeflerini değil, aynı zamanda kişisel niteliklerini, hedeflerin karesini ve hatta biyoritmlerini de incelemelisiniz.

Tüm insan kaynaklarını doğru bir şekilde hesaplarsanız, herhangi biri, hatta en yoğun ve en çok talep gören uzman bile hem iş hem de dinlenme için her zaman yeterli zamana sahip olacaktır.

Zaman yönetimi çalışmasının temel ilkeleri kendinize ve zamana olan yükü doğru bir şekilde dağıtmaktır. Ana görevleri vurgulamak ve "zaman yiyenlerden" kurtulmak gerekir. Emicileri arasında sizin için hiçbir şey ifade etmeyen İnternet veya ofis iletişimi, postanıza veya SMS şeklinde gelen gereksiz haber veya reklam postalarını izlemek, çok sayıda sigara molası veya çay molası vb.

Programınızı doğru yapmadan önce, öncelik vermeniz gerekir. Bunun için en ünlü ve etkili yöntemlerden birinin yazarı Amerika Birleşik Devletleri'nin 34. Başkanı Dwight D. Eisenhower'dır. Alt satır aşağıdaki gibidir. Planlanan tüm faaliyetleri 4 bölüme ayırın:

• acil ve önemli;
• acil ama önemli değil;
• önemli ama acil değil;
• acil ve önemsiz değil.

Öncelikle buğdayı samandan ayıralım ve gerçekten ihtiyacımız olanı seçelim. Annesi için bir doğum günü hediyesi seçmesine yardımcı olması için yarın bir arkadaşınızla mağazaya gitmeniz gerekiyor mu? Belki bu görevle kendi başına sakince başa çıkabilir? Bu zamanı gerçekten çabalarınıza değecek bir şeye harcayacaksınız. A Aynı arkadaşınızla telefonda anlamsız konuşmalara kaç saat harcadığınızı hatırlayın ve şimdi bu süre içinde ne kadar çok şey yapabileceğinizi hayal edin.

Günde kaç saatinizi sosyal ağlarda tanıdığınız kişilerin fotoğraflarına bakarak geçiriyorsunuz? Ancak bu sadece sizin değerli zamanınız değil, aynı zamanda çok daha etkili bir şekilde kullanılabilecek duygulardır. Aynısı, solitaire oyunları ve diğer "heyecan verici" eğlenceler için "dışarıda oturmak" için de geçerlidir.

Uçsuz bucaksızlığı kavramak mümkün değil ve her zaman hiçbir şey yapmadığınız gerçeğine kapılmamak için ilk başta çıtayı yükseltmeyin. Uygulaması gerçekçi olduğu kadar plana dahil edin ve her zaman biraz yedek zaman bırakın., böylece beklenmedik engellerle veya acil sorunlarla karşılaştığınızda, her ikisiyle de başa çıkmak için zamanınız olsun.

Belirli bir göreve başlamadan önce, takip ettiğiniz hedefe karar verin. Neden bir hafta içinde masaüstünüzü beşinci kez silmeniz gerekiyor? Mükemmel temizliğin destekçisi misiniz? Bu doğru mu yoksa nemli bir bezle dikkatinizi işinizden mi uzaklaştırmak istiyorsunuz? Neden günde onuncu kez çay dökmeye gittiniz, gerçekten içmek istediniz mi, yoksa bu, ana işlerinizin dikkatini mi dağıttı?

Hedefe zamanında ulaşmak için dikkate alınması gereken bir diğer nüans, onu abartmamaktır. Neden büyük bir projeyi üstlendiğinizi anlayın. Ne elde etmek istiyorsunuz - para, şöhret, meslektaşlardan gelen onur veya terfi. Sadece gerçek hedefin ne olduğunu anlayarak, kendinizi tamamen motive edebilir ve yabancı şeyler tarafından dikkatiniz dağılmadan işle meşgul olabilirsiniz.

Her zaferi daha sonraki yolculuğunuz için yakıt olarak kullanın. Kendinize "notlar" verin veya "madalyalar" asın. Bir projeyi zamanında kapattıysanız veya vaktinden önce yaptıysanız, bir sonrakine hemen başlamayın, “bitirme” anının tadını çıkarın, bu duyguları hatırlayın ve ancak o zaman devam edin. İyi yapılmış bir iş için kendinizi ödüllendirmeyi unutmayın.

Her şeye kapılmayın. On elin yok ve sadece bir kafan var. Aynı anda birkaç şeyle uğraşırken, hiçbirini tamamlayamama riskiyle karşı karşıya kalırsınız, en azından niteliksel olarak yapamazsınız. Aynı anda bir şiir öğrenmek ve bir fizik problemini çözmek gibi. Bu, görüyorsunuz, gerçekçi değil. İş yerinde aynı.

Ve burada evde, zamandan ve emekten tasarruf etmek için bazı şeyler birleştirilebilir. Sonuçta, patatesler kaynarken veya salata için yumurtalar soğurken, örneğin pencere pervazındaki tozu silmek veya zemini süpürmek oldukça mümkündür.

İşletmenizin kendi yoluna gitmesine izin vermeyin. Günlük bir çalışma planı yapın. İdeal olarak, bu bir gece önce yapılmalıdır. Ertesi günü planlarken her an bir mücbir sebep durumunun ortaya çıkabileceğini unutmayınız. Annenizi hastaneye götürmeniz veya çocuğunuzu okuldan erken almanız gerekecek. Bu "olasılıklar" için her zaman kendinize zaman tanıyın. Bu ihtiyaçlar için ihtiyacınız yoksa, ek faaliyetlere harcayın.

Bir diğer önemli nokta. Dinlenmek için biraz zaman ayırdığınızdan emin olun. Molalar önemlidir. Kolay egzersizler için molalar, öğle yemeği molası ve hatta çocuğa bir çağrı da programınıza dahil edilmelidir.

Ayrıca, onu oluşturmanız gerekir, kendi biyoritmlerini dikkate alarak... Sabah insanıysanız, günün başında en zor işleri belirleyin ve ikinci yarıyı en az fiziksel, zihinsel ve ahlaki çaba gerektiren işlere bırakın. Bir "baykuş" iseniz ve kafanız sadece öğle yemeğine daha yakın çalışmaya başlarsa, sabahları en basit işleri yapın, vücudunuz hayati enerjiyle dolduğunda önemli kararlar verin.

"Yatırım" kelimesi genellikle finansal yatırımlar anlamına gelir. Size asla gelir getirmeyecek bir şeye yatırım yapar mısınız? Dün yıkılan tesise kimse ruble vermeyecek çünkü bu ölü bir yatırım. Zamanla aynı. Boru gibi uçtuğu yere koymayı bırak. Televizyonda merak uyandıran bir konu ile başka bir talk show başladı, acilen ekranı kapatın. Kendinize sorun, bu bilgiye neden ihtiyacınız var? Sadece? Öyleyse neden değerli zamanını buna harcıyorsun?

Bir arkadaş aradı ve yine salak kocasından mı bahsetmeye başladı? Sohbeti çabucak bitirin ve arkadaşınıza bir psikologla iletişime geçmesini veya bir tanışma sitesine kaydolmasını tavsiye edin.

Yukarıdaki kuralların tümüne uyuyorsanız ve hala yeterli zamanınız yoksa, hem zaman yönetimi uzmanları hem de "rastgele" insanlar tarafından çeşitli zamanlarda geliştirilen tekniklerden birini deneyin. Tüm dünyada en yaygın yöntemlerden biri “Domates” tekniğidir. Sınavlara hazırlanmak için hiç zamanı olmayan sıradan bir İtalyan öğrenci tarafından icat edildi.

Bir gün kendini ve zamanını kontrol etmeye karar verdi. Bunu yapmak için en yaygın mutfak aletini kullandım - domates şeklinde bir zamanlayıcı (dolayısıyla basit bir teknolojinin adı). 25 dakikalık zamanlayıcıyı çalıştırdı ve bu süre içinde sadece dersleriyle meşgul oldu. Sürprizini hayal edin, çünkü kelimenin tam anlamıyla hemen hazırlanmak için yeterli zamanı vardı. Aynısını yapmaya çalışın.

Yalnızca belirli bir görevi gerçekleştiren belirli bir süre için bir zamanlayıcı (çalar saat) başlatın. Ne bir telefon görüşmesi, ne e-posta ile yeni bir mektup bildirimi ne de başka bir şey sizi bu görevden uzaklaştırmamalıdır. Çok yakında, eskisinden çok daha hızlı bir şekilde hedefinize doğru ilerlediğinizi hissedeceksiniz.

İsviçre Peyniri adı verilen başka bir popüler zaman yönetimi yöntemini kullanan bir peynir üreticisi gibi hissedin. Herhangi bir şekilde büyük bir projeyi uygulamaya başlayamamaları durumunda kullanılır. Bu durumda, bu projenin kare bir peynir parçası şeklinde sunulması ve ondan birçok büyük delikli bir İsviçre yapımına başlanması önerilmektedir. Her delik, nihai sonucu elde etmek için tamamlanması gereken belirli bir görevdir.

Hangi uçtan başlayacağınızı bilmiyorsanız, rastgele karşınıza çıkan ilk "deliği" deneyin. Asgari çabayı göster ve sonra her şey saat gibi gidecek. Tek şart başladığın işi bırakmamandır. Yapılanların tasarlananın çok küçük bir parçası gibi görünmesine izin verin, ancak herhangi bir aşamaya geçin, yalnızca onunla "tek oturuşta" başa çıkacağınıza kesin olarak karar verdikten sonra. Aksi takdirde, peynirinizdeki birçok delik yerine, hem zamanın hem de enerjinin düştüğü bir uçuruma benzer büyük bir delik ile karşılaşacaksınız.

Son tarih kuralına kesinlikle uyun. Terim bize Amerika'dan geldi. Kelimenin tam anlamıyla tercüme edildiğinde, "ölü hat" anlamına gelir. Başlangıçta bunun, mahkumun hemen öldürüldüğü, hapishanedeki hattın adı olduğuna inanılıyor. Çok uzak olmayan yerlerde bu tür yöntemler uzun süredir kullanılmasa da iş ortamında çok yaygın hale geldi. Modern dünyada son tarih, zaman-uzayda hiçbir şekilde geçilemeyecek bir çizgidir.

Bu teknoloji özellikle uzaktan çalışanlar arasında popülerdir. Onlara "uyacak" kimse yok, bu yüzden kendinize bir çerçeve belirlemeniz gerekiyor. Aynı zamanda yaratıcı mesleklerdeki insanlar için de kullanılır - gazeteciler veya reklam yaratıcıları. Ancak, son teslim tarihinin de bir ara aşaması vardır - kırmızı çizgi ("kırmızı çizgi" olarak tercüme edilir). Bu, kaba işleri teslim etmeniz gereken dönemdir - kalan süre, müşterinin yapabileceği hataları, revizyonları ve değişiklikleri düzeltmek için gereklidir.

Bazen bir fil gibi bize bunaltıcı geldiği için göreve başlayamayız. Kendiniz için kolaylaştırmak için büyük hacmi küçük parçalara bölün. Küçük başla.

Örneğin, bir kır evinin genel temizliğini yapmanız veya yenilemeniz gerekir. İkisi de tehditkar geliyor. Ve süreci küçük adımlara bölerseniz? Onarımın en üstte olacağı (genel temizlik) ve ardından alt öğelerin olacağı bir tablo yapın: pencereler, kapılar, zeminler, mobilyalar vb. Katılıyorum, bu şekilde iş artık çok zor görünmüyor. Bu nedenle sinekten fil yapmayın.

İlahi yöntem "Kairos". Eski Yunanlılar Kairos'u mutlu bir anın tanrısı olarak görüyorlardı. Zaman yönetimi alanındaki uzmanlar, modern bir insanın onunla birlikte yolda olduğuna karar verdiler. Yöntemin özü, başka şeylerle neyin birleştirilebileceği konusunda ayrı bir zaman kaybetmemek. Örneğin 8 Mart'ta annenize bir hediye almanız gerekiyor. Nerede yapmak istediğinize karar verin ve yakın zamanda şehrin bu bölgesinde başka işiniz olup olmadığını görün.

3 veya 4 hedefi aynı anda tek bir yerde birleştirebilirsiniz (hesabınızı yenilemek için bankaya gidin, bir yenilik satın alın, vb.). Aynı şey iş toplantıları için de geçerli. Müzakerelere gitmeden önce, muhatap için biriktirdiğiniz tüm soru ve önerileri formüle edin. Bunları çözmek için bir telefon görüşmesi veya öğle yemeği toplantısı yeterli olabilir. Ve gittiğin yerde yapacak başka işlerin var mı diye bakmayı unutma.

Bu yazıda verdiğimiz tüm ipuçlarını deneyebilirsiniz, ancak önce en basit alıştırmalar yapılmalıdır. Örneğin, bir kez çaldığında alarmı yeniden düzenlememeyi bir kural haline getirin. 5, hatta 10 dakika içinde uyuyamayacaksınız, ancak işe geç kalabilirsiniz, bundan sonra gün boyunca zaman eksikliği yaşayacaksınız ve her şeyi zorlukla yapamayacaksınız.

Genel olarak, zamandan nasıl tasarruf edileceğine dair özel bir sır yoktur. İşte sadece birkaç tavsiye daha.

• Meslektaşlarınızın veya aile üyelerinizin becerilerini kullanın. Çalışmanızı onlarla paylaşın - yetki devredin. Küçük araştırmacı kesinlikle size yardımcı olmaktan mutluluk duyacaktır ve koca (oğul, kız) çöpü çıkarmak veya ekmek almak gibi temel ev işleriyle oldukça başa çıkacaktır.
• Zaman yönetimini bir yaşam tarzı haline getirmeye karar verdiyseniz, iş akışını optimize etmek için özel bir seminerde eğitim almak veya bu alanda bir uzmanı şirkete davet etmek daha iyidir.

Bu makaleyi okumanın bir bonusu olarak, işte size başka bir hayat tüyosu. En az ayda bir ve tercihen haftada bir, kendinize telefonsuz, e-posta veya anlık mesajlaşma yoluyla iletişim kurmadan geçirmeniz gereken bir "temiz gün" ayarlayın. Bu, bir hafta (ay) içinde aniden bir şey için yeterli zamanınız yoksa, tüm vakaları "temizlemeniz" gereken bir mola için kısa molalar içeren bir emek başarısıdır.